Betala ut semesterdagar i pengar – så fungerar det
Att betala ut semesterdagar i pengar är en återkommande fråga för både arbetsgivare och medarbetare. Många undrar om man kan ta ut semester i pengar, vad som gäller för sparade semesterdagar och hur utbetalningen ska hanteras i löneprocessen. Grundregeln i semesterlagen är tydlig: semester ska tas ut som ledighet. Men det finns några specifika undantag där semesterdagar får betalas ut kontant. Här reder vi ut vad som faktiskt gäller – och hur du som arbetsgivare ska tänka.
Kan man få semesterdagar utbetalda?
Semesterlagen säger att betalda semesterdagar ska tas ut som ledighet för att ge återhämtning. Det innebär att sparade semesterdagar inte får bytas mot pengar hur som helst. Det gäller även de dagar som varit sparade i fem år. När sparade dagar blir fem år gamla ska de tas ut under det aktuella året, men först efter att årets intjänade semester har tagits ut. Dessa dagar ska alltså tas i ledighet, inte betalas ut i pengar. Om ni har ett kollektivavtal med särskilda regler för sparande och utbetalning av semesterdagar, är det dessa regler som gäller i er verksamhet. Samtidigt finns tre tydliga undantag där semester får betalas ut. I dessa fall är det inte ett val – det är en skyldighet för arbetsgivaren.
När får semesterdagar betalas ut i pengar?
Det finns tre situationer då det är tillåtet, och ibland nödvändigt, att betala ut semesterdagar i pengar:
Om arbetsgivaren byter system för semesterår och intjänandeår kan semesterdagar behöva betalas ut för att övergången ska bli korrekt. Det här regleras ofta i samband med implementering av nya HR- eller lönesystem och kräver noggrann kontroll av saldon.
Vid avslutad anställning
Det vanligaste fallet är att den anställda slutar. Alla intjänade men inte uttagna semesterdagar ska då betalas ut som semesterersättning. Här ingår både årets dagar och eventuellt sparad semester. Utbetalningen ska göras senast i samband med slutlönen och beräknas enligt kollektivavtal eller semesterlagens regler.
Om en medarbetare inte har kunnat ta ut sin semester på grund av en lång sammanhängande frånvaro – till exempel sjukdom eller föräldraledighet – får arbetsgivaren betala ut dagarna i pengar. Detta gäller när ledigheten ligger inom det aktuella uttagsåret och det inte finns möjlighet att ta ut dagarna innan året passerar.
Vad innebär utbetalning av semesterdagar för arbetsgivaren?
Att ta ut semesterdagar i pengar påverkar både lönehantering, budget och arbetsrättsliga processer. För att undvika fel är det viktigt att ha aktuella saldon, förstå gällande kollektivavtal och säkerställa att utbetalningar sker på rätt grund. Många arbetsgivare väljer att ta hjälp av extern löneexpertis för att säkerställa att både beräkning och rapportering blir korrekt.Utbetalning av semester är något som ska göras restriktivt och lagstyrt. Genom att hantera semesterdagar rätt skapar du trygghet för både verksamheten och medarbetarna – och minskar risken för felaktiga utbetalningar eller retroaktiva korrigeringar.
Sammanfattning
Man får bara betala ut semesterdagar i pengar i tre situationer: när företaget byter semesterår och intjänandeår, när en anställd avslutar sin anställning eller när den anställda inte kunnat ta ut sin semester på grund av lång frånvaro. Sparade semesterdagar ska i normalfallet tas ut som ledighet, även när de är fem år gamla. Med rätt rutiner i lönearbetet blir hanteringen både smidig och korrekt.
