Sommaren närmar sig och semesterplaneringen är klar. För de flesta handlar det om återhämtning, familj och en paus från vardagen.
Men ibland blir det inte som medarbetaren eller du som arbetsgivaren planerat; medarbetaren blir sjuk. Vad innebär detta för medarbetaren men även för dig som arbetsgivare?
Frågor kring sjukdom under semestern är något vi på Amesto möter varje år. Hur situationen hanteras påverkar direkt både lön, administration och bemanning, och i många fall även medarbetaren.
Nedan kan du läsa om vad du som arbetsgivare behöver ha koll på inför sommaren.
Semestern avbryts inte automatiskt
Semestern pausas inte när en medarbetare blir sjuk. För att semesterdagar ska kunna ersättas med sjukfrånvaro krävs en aktiv sjukanmälan.
Om anmälan inte görs fortsätter dagarna att räknas som semester, oavsett om personen faktiskt är sjuk.
Sjukanmälan ska göras utan dröjsmål och hanteras på samma sätt som vid annan sjukfrånvaro.
En viktig detalj som ofta missas är att det endast är sjukfrånvaro på hundra procent som bryter semestern.
Företagets policy kan reglera att ett sjukintyg gäller från första dag vid sjukanmälan, se till att ni som arbetsgivare har tydliga policys och riktlinjer. Utan korrekt hantering uppstår fel som ofta upptäcks först i efterhand och kan bli svåra att rätta upp.
Vad det innebär i praktiken
När semestern avbryts och övergår i sjukfrånvaro gäller samma regelverk som vanligt
• Sjuklön betalas under sjuklöneperioden
• Karensavdrag görs där det är aktuellt
• Eventuella intyg hanteras enligt policy eller avtal
Samtidigt påverkas verksamheten mer än vad många arbetsgivare är medvetna om:
• Semesterdagarna ligger kvar och ska tas ut vid ett senare tillfälle
• Bemanning och planering kan behöva justeras
• Semesterskuld och lönekostnader förändras
Det här påverkar direkt både kassaflöde, resursplanering och administration. Därför är det avgörande att rapporteringen till lön sker direkt och hanteras korrekt från början.
• Uppföljning och rehabsamtal om sjukskrivningen varar en längre period
Tre situationer du behöver ha koll på
Det är oftast inte de enkla fallen som skapar utmaningar, utan hur gränsdragningarna hanteras i praktiken.
Sjuk under pågående semester
Medarbetaren kan avbryta semestern och registrera sjukfrånvaro. Dagarna sparas och tas ut vid ett senare tillfälle under semesteråret
Heltidssjukskriven inför semestern
Semester ska inte läggas ut under en pågående sjukskrivning. Här behöver du som arbetsgivare planera om så att lagens krav ändå uppfylls enligt semesterlagen.
Deltidssjukskriven och semester
Det här är ofta den mest komplexa situationen:
En hel semesterdag förbrukas samtidigt som ersättning från Försäkringskassan kan löpa parallellt. Det kräver att både system och hantering är helt rätt.
Vanliga fallgropar vi ser
Här uppstår många av de fel som senare kräver tid och resurser att rätta till
• Sjukanmälan görs inte trots att semestern avbryts
• Fel frånvarotyp registreras i lönesystemet
• Otydlighet i ansvar och förväntningar leder till eventuell felaktig hantering.
• Osäkerhet kring intyg och ersättning
Vad du behöver göra som arbetsgivare
Det mesta går att förebygga om förutsättningarna är rätt:
Tydliga rutiner
Alla behöver veta hur sjukanmälan ska göras även under semestern och vem de ska kontakta. Policys och tydliga rutiner är A & O.
Kommunikation i rätt tid
Säkerställ att alla vet vad som gäller innan semestern börjar. Ett enkelt informationsutskick räcker långt och minskar risken för fel
Rätt stöd i lön och HR
Här faller det ofta. Det räcker inte med att veta vad som gäller, det behöver också hanteras korrekt i systemen. Särskilt i de mer komplexa situationerna, ex vid deltidssjukskrivning.
Att vara tydlig och förberedd i det här läget sparar både tid, pengar och onödig administration längre fram.
Avslutning
Det är i de här situationerna man ser skillnaden mellan en fungerande struktur och en som skapar merarbete.
När rutinerna sitter går hanteringen snabbt och korrekt, det är när de inte gör det som det ofta leder till fel, korrigeringar och onödig administration.
Vill du få det på plats inför sommaren hör av dig så går vi igenom det tillsammans
Mikaela Sommarhed är Affärsområdeschef för Lön och HR på Amesto Sverige. Hon leder ett team av specialister på Amesto AccountHouse, en auktoriserad byrå där över hälften av konsulterna är auktoriserade, som varje dag hjälper företag att förenkla sin vardag inom ekonomi, lön och HR. När hon inte arbetar med outsourcing hittar du henne på handbollsplanen, där hon leder nästa generation inom världens bästa sport.
