Hur länge måste man spara bokföring?
Att ha ordning på sin bokföring är en central del av att driva företag. Men lika viktigt som själva bokföringen är frågan om hur länge materialet måste sparas – och hur det ska arkiveras för att uppfylla lagens krav. Här går vi igenom vad som gäller och delar med oss av praktiska tips för en trygg och hållbar arkivering.
Sjuårsregeln – grunden i bokföringslagen
Bokföringslagen är tydlig: all räkenskapsinformation måste sparas i sju år efter utgången av det kalenderår som uppgifterna avser. Det gäller allt material som ligger till grund för företagets affärshändelser – oavsett om det gäller ett aktiebolag eller en enskild firma.
Till räkenskapsinformation räknas bland annat:
• verifikationer
• fakturor och kvitton
• huvudbok och grundbok
• kontoutdrag
• avtal och andra underlag
• årsbokslut eller årsredovisning
Grundprincipen är enkel: allt som behövs för att förstå och följa företagets bokföring måste bevaras.
Digital eller fysisk lagring?
Idag väljer många företag att lagra bokföringen digitalt – och det är helt tillåtet. Det viktiga är inte formatet, utan att materialet förblir tillgängligt, spårbart och går att kontrollera i efterhand. Om du skannar papperskvitton måste de digitala filerna hålla en kvalitet som gör att de kan ersätta originalen.
För företag som arbetar fullt digitalt är det därför avgörande att:
• säkerställa regelbunden backup
• använda system som inte tillåter ändringar utan spårbarhet
• lagra materialet på en plats som uppfyller säkerhetskrav
• ha en långsiktig plan för hur filerna ska vara åtkomliga i minst sju år
Digital arkivering kan skapa både trygghet och effektivitet – om den görs rätt.
Så arkiverar du bokföring på rätt sätt
En bra arkiveringsrutin skapar ordning och sparar tid vid kontroller, revisioner eller interna frågor. Här är några råd för en strukturerad hantering:
• Samla all räkenskapsinformation på en och samma plats
• Välj ett lagringsformat som är hållbart över tid
• Dela upp materialet per räkenskapsår
• Dokumentera era interna rutiner – särskilt vid personalbyten
• Se till att både historik och spårbarhet bevaras
För mindre företag, exempelvis enskilda firmor, är tydliga rutiner extra viktiga eftersom hela ansvaret ofta ligger på en person.
Varför behöver materialet sparas så länge?
Reglerna finns för att Skatteverket och andra myndigheter ska kunna granska företag även långt efter att en affärshändelse inträffat. Sju år kan kännas som en lång tid, men bokföringen fungerar som företagets bevismaterial – både vid kontroller, tvister, ägarbyten och försäkringsärenden.
En korrekt och säker arkivering är därför inte bara ett lagkrav utan också en viktig del av företagets riskhantering.
Sammanfattning
• Bokföring ska sparas i minst sju år enligt bokföringslagen
• Reglerna gäller alla företagsformer, även enskilda firmor
• Digital lagring är tillåten om materialet är säkert och spårbart
• Tydliga rutiner minskar risken för misstag och underlättar vid kontroller
