Hur länge ska man spara lönespecifikationer?
Lönespecifikationen är ett av de viktigaste dokumenten i arbetslivet – både för medarbetare och arbetsgivare. Men hur länge måste man egentligen spara dem, och vilket ansvar har företagen? Här reder vi ut vad som gäller och varför lönespecifikationer bör hanteras med omsorg.
Måste arbetsgivaren spara lönespecifikationer?
Det korta svaret är ja. En arbetsgivare är skyldig att kunna styrka utbetald lön, skatter och andra ersättningar. Även om det inte finns en exakt lagstadgad tidsgräns just för lönespecifikationer, omfattas uppgifterna av bokföringslagens regler för räkenskapsinformation. Det betyder att företag behöver kunna visa underlag i minst sju år efter utgången av det kalenderår materialet rör.
För företag innebär detta att lönespecifikationer – eller motsvarande digitala lönedata – måste bevaras på ett betryggande sätt under hela perioden. Det gäller oavsett om man hanterar löner internt eller via extern leverantör.
Hur länge ska man som anställd spara lönespecifikationer?
Det finns ingen lag som tvingar dig som privatperson att spara lönespecifikationer, men det är starkt rekommenderat. Lönespecifikationen fungerar som bevis på:
• att du fått rätt lön
• att arbetsgivaren gjort rätt skatteavdrag
• din pensionsgrundande inkomst
• sjuklön och andra ersättningar
• uppgifter som kan behövas vid framtida tvister eller felregistreringar
Många väljer att spara dem tills man får sin årliga deklaration, men det tryggaste är att spara dem längre – särskilt vid större förändringar som nya anställningar, tjänstledighet, föräldraledighet eller byte av arbetsgivare.
Hur länge måste företag spara lönespecifikationer?
För företag är reglerna tydligare. Eftersom lönespecifikationer räknas som räkenskapsinformation ska de sparas i sju år enligt bokföringslagen. Om uppgifterna finns i ett lönesystem räcker det normalt att informationen är säkerställd och åtkomlig under hela perioden, så länge den uppfyller lagens krav på tillförlitlighet och spårbarhet.
Det är alltså inte själva pappret eller PDF:en som måste sparas – det viktiga är att informationen kan visas upp och verifieras vid behov.
Varför är lönespecifikationen så viktig?
Lönespecifikationen är mer än bara en rad siffror. Den är ett kvitto på hela anställningsrelationen och kan vara avgörande vid:
• felaktiga skatteuppgifter
• oklarheter kring semester, sjuklön eller övertid
• framtida pensionsberäkningar
• tvister mellan arbetsgivare och arbetstagare
• försäkringsärenden
Med andra ord är det en liten handling med stor betydelse. En strukturerad löneprocess minskar risken för misstag – och skapar trygghet för både företag och medarbetare.
Sammanfattning
• Arbetsgivare bör spara lönespecifikationer/löneunderlag i minst sju år
• Anställda rekommenderas att spara sina lönespecifikationer så länge som möjligt
• Lönespecifikationer är viktiga för skatt, pension, ersättningar och tvister
• Digital lagring är tillåten så länge informationen är säker och spårbar
Behöver du stöd i hur ditt företag bör hantera löneunderlag och räkenskapsinformation? Våra konsulter hjälper dig gärna att skapa en trygg och hållbar löneprocess.
