Tips inför lönesamtalet – för dig som chef.
Lönesamtalet är ett viktigt samtal mellan chef och medarbetare. Syftet med lönesamtalet är att medarbetaren ska få en möjlighet att själv lägga fram sina argument inför den individuella lönesättningen. En vanligt förekommande missuppfattning är att lönesamtalet är en förhandling. Det är inte medarbetarnas förhandlingsförmåga i lönesamtalet som avgör lönehöjningen. Syftet är att båda parter ska få chansen att framföra sina synpunkter på medarbetarens prestation och framtidsutsikter. Det är viktigt att man som chef och medarbetare vet vad som påverkar lönen.
Funktionen av lönesamtal
Det är viktigt att medarbetarna förstår att deras lön inte styrs utav hur skickliga de är på att förhandla. Utan att de i stället kopplar den individuella löneutvecklingen till resultat, kompetens och skicklighet i deras yrkesroll. Som chef vill du att dina medarbetare ska uppleva att deras bidrag till företagets utveckling påverkar deras egen löneutveckling.
En tydlighet i kommunikation kring förväntningar, mål, lönekriterier och bedömningar av prestation ökar möjligheterna att uppnå en gemensam bild. Även om medarbetare inte blir nöjda med lönen bör de känna att de är nöjda med lönesamtalet.
Arbetsgivaren bör kunna motivera och förklara för medarbetaren hur lönen bestäms. Medarbetaren bör även få reda på vad som förväntas av honom/henne och vad som eventuellt inte har utfallit till belåtenhet. Medarbetaren bör även få reda på vad som krävs för att hen ska kunna påverka sin löneutveckling och för att lönen ska kunna höjas.
Även vissa bestämmelser i kollektivavtal kan i vissa fall styra den anställdes lön/löneutveckling. Det är vanligt enligt kollektivavtal att en handlingsplan ska upprättas vid ingen eller ringa löneutveckling. Handlingsplanen bör sedan följas upp regelbundet.
Utöver den anställdes prestation och kvalifikationer, som alltså kan motivera en viss lön, måste arbetsgivaren beakta bestämmelser i både diskriminerings- och föräldraledighetslagen.
Av diskrimineringslagen framgår att en arbetsgivare ska utjämna osakliga löneskillnader mellan män och kvinnor som utför arbeten som är lika eller likvärdiga. Eventuella löneskillnader ska kunna förklaras av könsneutrala argument, t ex utbildning och yrkeserfarenhet. Kan löneskillnader inte förklaras med könsneutrala argument rör det sig om osakliga löneskillnader.
Enligt föräldraledighetslagen får den som är föräldraledig inte ha sämre löneutveckling just på grund av detta.
Många chefer upplever lönesamtalet som den kanske viktigaste men svåraste delen i löneprocessen. Se till att du får utbildning i hur du håller ett lönesamtal med hög kvalitet.
Förbered dig
Att du är väl förberedd tjänar både du och dina medarbetare på. Din HR avdelning är en bra resurs att vända sig till inför lönesamtalen.
7 tips för att lyckas med samtalet.
- Boka individuella möten i god tid.
- Det är bra att uppdatera sig på företagets lönepolicy.
- Läs relevanta avtal: kollektivavtal och lokala avtal.
- Gör en lönekartläggning för att hitta eventuella obalanser.
- Läs igenom dina personalanteckningar.
- Se till att du klart känner till verksamhetens mål för innevarande och nästkommande år.
- Informera dina medarbetare om hur lönesättningsprocessen går till.
Genomför ett effektivt lönesamtal
Det är vanligt att man har två lönesamtal. Först är det ett lönesamtal där medarbetaren ska få en möjlighet att själv lägga fram sina argument inför den individuella lönesättningen. Den slutliga lönesättningen sker ofta centralt i företagen, med liten möjlighet för de operativa cheferna att påverka. Men det finns alltid möjligheter till justeringar.
Sedan är det ett löneåterkopplingssamtal där Syftet är att individuellt informera om resultatet av en genomförd lönerevision. Du som chef berättar för medarbetaren vilken den nya lönen blir efter revisionen. Det är ingen förhandling vid detta tillfälle – den är redan avklarad.
