6 tips for att lyckas med din onboarding

26
nov

6 tips för att lyckas med din onboarding

Vad behövs för att man ska lyckas med introduktionen av nya medarbetare? Det är mycket som påverkar om en nyanställd får en bra eller dålig upplevelse under sin första tid på företaget. För att lyckas med introduktionen måste man ha en stabil grund att stå på, bestående av genomarbetade rutiner och god struktur. Då har chefer och ansvariga större möjlighet att lyckas i arbetet. Vi har jobbat med HR länge och baserat på våra gemensamma erfarenheter har vi sammanfattat vad vi tycker är viktigast för att få till en lyckad onboardingprocess*.

Vad du bör tänka på:

1. Bra rekryteringsprocesser

Får alla som har sökt jobbet svar? Får alla som har kommit på intervju den uppföljning som de behöver? Hur genomförs intervjun? Är det rätt personer internt som är med i processen? Vad händer när personen i fråga har blivit erbjuden jobbet? Vad måste finnas på plats innan hen börjar?

Lösning:
I denna process finns det inte ett rätt svar. Hos Google genomför de exempelvis intervjuer med så mycket som 20 personer för vissa tjänster, medan andra företag kanske bara har en intervju och kompletterande personlighetstester. Ta reda på vad som passar ditt företag och ta fram riktlinjer som alla anställda kan följa. Om du är osäker, prata med någon som är expert på rekrytering. Det viktigaste är att alla som har tagit sig tid att visa sitt intresse för ditt företag följs upp med respekt och får en bra upplevelse av processen.

 

2. Rätt matchning av människor

Detta är något som den som anställer ofta glömmer. Man ser ett CV som man gillar, träffar en människa som man får ett gott intryck av, anställer personen i fråga, bara för att därefter upptäcka att den nya och den gamla medarbetaren inte alls fungerar ihop. I värsta fall leder detta till att en av dem slutar, eller att de båda slutar.

 

Lösning:
Det finns ett enkelt sätt att undvika detta på: bjud in den som du överväger att anställa till att träffa dem som hen ska jobba med innan du erbjuder hen jobbet. Då kan du upptäcka en potentiell felmatchning innan du anställer någon och identifiera potentiella problemområden tidigt för att kunna vidta åtgärder och undvika större konflikter.

 

3. Bra upplärning

Ibland hör man skräckhistorier från arbetsplatser där det har skett allvarliga arbetsplatsolyckor på grund av alltför dålig upplärning.  Det finns också många exempel på att kunder har förlorats på grund av dålig upplärning eller bristande kompetensdelning. Det är såklart särskilt allvarligt för den som drabbas av en eventuell olycka och säkerhet bör vara högsta prioritet för vartenda företag för att man ska kunna ta tillvara på sina anställda. Dessutom finns det ett antal affärsmässiga risker med bristande upplärning.  Brister i upplärningen kan slå tillbaka på företagets renommé, varumärke och omsättning. De kan också leda till att det blir svårare att rekrytera när du behöver det.

 

Lösning:
Ta fram en checklista med de kurser som alla anställda måste gå på, när de ska ha genomförts och vilka typer av arbetsuppgifter som inte får utföras förrän man har gått en viss kurs.  Ansvaret ligger på den närmaste chefen och denna måste följa upp att upplärningsprogrammet genomförs.

 

4. Rutiner till stöd för chefer

Finns det tydliga riktlinjer för vad som är en viss chefs ansvar, vad HR-avdelningen ansvarar för och vad som måste förberedas innan den nyanställda är på plats?

 

Lösning:
Ta fram ett standardiserat upplägg för vem som ansvarar för vad samt rutiner. Du ska kunna fråga vilken chef som helst vad deras ansvar är och de ska alla kunna ge dig rätt svar.

 

5. Matchning av människor och företag

Dagen har kommit och den nyanställda har sin första arbetsdag. Efter kort tid inser hen att du nog inte har varit helt tydlig när du beskrev och sålde in tjänsten. Kanske sålde du in den för mycket eller för lite, oavsett vilket blir resultatet att den nyanställda inte är speciellt nöjd. Uppsägningen hänger i luften.

Lösning:
Under rekryteringsprocessen är det viktigt att spela med öppna kort. Även om du kanske börjar bli i desperat behov av att anställa är det bättre att gå en längre period utan någon som kan göra jobbet än att få in en person som inte kommer trivas eller som i värsta fall inte är kvalificerad att göra jobbet. Ha is i magen, och använd din tid väl. Var tydlig med vad för slags profil som du behöver och vilka uppgifter som du vill att hen ska utföra. Ha så många som möjligt med i rekryteringsprocessen. Lyssna in den feedback som du får, då kan du få goda råd som du kan ha nytta av framöver.

 

6. Rutiner, rutiner och mer rutiner: ”hjälp till självhjälp”

I ett bra onboardingprogram är rutinerna själva pelarna som utgör grunden för framgång. Här följer några enkla och några lite mer krävande åtgärder som hjälper dig att komma i mål.

Lösning:
1. Ta fram en bra introduktionsplan och gör den tillgänglig för alla med chefsansvar. Erbjud också cheferna en kurs så att det inte finns några oklarheter kring vad deras ansvar är och hur de ska genomföra onboardingprocessen.

2. Introduktionskurs/-program för organisationen. Låt de nyanställda få en introduktion av de andra dotterbolagen/avdelningarna – så att de så fort som möjligt får ett ”koncernperspektiv” och har möjlighet att sätta sig in i organisationen. 

3. Skapa en checklista med de administrativa uppgifter som måste vara klara innan den första arbetsdagen: nyckelkort, PC, mobil, tillgång till system, välkomstblomma, mm. Mitt personliga råd är att ha detta klart en vecka innan den nyanställda ska börja. Det kan hända saker emellan, som att någon som behöver hjälpa till med det administrativa blir sjuk.

d. Det finns säkert en del människor som den nyanställda ska träffa: se till att relevanta personer är där och att de har satt av tid i sin kalender.

4. Sätt upp ett fadderprogram. Den nyanställda får då en fadder som den kan prata med och som är lite extra omtänksam. Det är ett bra sätt att skapa trygghet på, samt att se till att den nyanställda har någon att vända sig till om det uppstår problem som hen helst inte vill prata med sin närmaste chef om. Faddern ska också vara insatt i introprogrammet. 

5. Är de kurser som behövs inbokade? Behöver den nyanställda någon certifiering? Är allt förberett för att de första tre månaderna ska löpa på så smidigt som möjligt?

*Vad innebär onboarding?

Onboarding är ett strukturerat program för att ta emot nyanställda så att de på snabbast och bästa möjliga sätt blir en del av företaget. När onboarding görs på rätt sätt bidrar den också till att skapa engagerade medarbetare vilket i sin tur ökar produktiviteten och trivseln på arbetsplatsen.