Undvik sviktande lönsamhet, med rätt budgetering!
Bristande överblick över planerade investeringar, oförutsedda likviditetsutmaningar eller förändrade kapitalbehov kan komma som en överraskning, om du inte har arbetat fram en genomtänkt budget. Förutom att lägga grunden för en god ekonomistyrning i företaget kommer budgeten också att ge dig det underlag du behöver för att fatta de beslut som behövs för att företaget ska lyckas.
Budgeten är avsedd att ge en redogörelse för framtida kostnader och intäkter inom ett begränsat tidsperspektiv, till exempel ett räkenskapsår. En budget säger något om planerna i verksamheten, och kan sägas vara ett planerat konto för en kommande period. Budgeten blir din vägledning i den faktiska prestationsutvecklingen, och används aktivt som underlag för korrigerande åtgärder under hela året.
När du arbetar med budgeten är det viktigt att du kartlägger kritiska framgångsfaktorer för lönsam verksamhet, inklusive nyckeltal som EBITDA, finansieringsgrad, rörelsekapital mm. Budgeten är en väsentlig del av företagets strategiarbete, och ska i högsta grad spegla företagets övergripande planer och mål för framtiden.
Kunder säger ofta att budgetering är viktigare än resultatet. Inte för att resultatet inte är viktigt, utan för att det är budgeten som banar väg för resultatet. Resultatet kan därför sägas vara ett resultat av budgeten.
Med detta i åtanke är det kanske inte så konstigt att budgeten anses vara ett av dina bästa verktyg för att öka lönsamheten och nå finansiella mål.
Medan ett konto baseras på tidigare förhållanden visar budgeten vilka förväntningar man har på framtiden. Kortfattat kan man säga att räkenskaperna visar vilka resultat verksamheten har haft, medan budgeten visar vilka resultat verksamheten förväntar sig. I budgeteringssyfte skiljer vi mellan resultatbudgeten och likviditetsbudgeten. Resultatbudgeten berättar om intäkter, kostnader och om företaget förväntas gå med vinst eller förlust, medan likviditetsbudgeten ger en indikation på om du kommer att ha pengar på kontot för att betala löpande utgifter, samt ger en översikt över förväntade betalningar och betalningar under perioden.
I uppföljningen av budgeten diskuteras också ofta prognoser. När avvikelser uppstår mellan budget och resultat kan löpande korrigeringar göras. Prognosen säger då något om avvikelsen och de faktiska siffrorna, vilket i sin tur kan användas som viktig input i hur budgeten ska korrigeras.
Vilka förändringar kan göras i en redan satt budget? Det är viktigt att förtydliga här att budgeten är tänkt som vägledande, och att budgeten är anpassad till de förändringar man står inför, även längs vägen.
Om du inte är säker på vilka justeringar du kan eller bör göra kan det vara bra att ta hjälp av en redovisningsrådgivare. Tveka inte att kontakta oss vi kan hjälpa dig.
Oförutsedda saker kan inträffa i alla branscher och det är just därför det är så viktigt att ha ett verktyg som kan hjälpa dig att undvika de största fallgroparna.
Saknad eller bristfällig budgetering är ofta ett tecken på att du inte har en bra ekonomistyrning och kan leda till oförutsedda likviditetssvårigheter, problem relaterade till leveranser eller sviktande lönsamhet. Dessutom, om du börjar budgeteringen för sent, kan verksamheten sluta med förhastade beslut, eller genomförande av planer gjorda på fel grund.
Enligt siffror från statistiska centralbyrån (2019) är endast 29,8 % av nystartade företag fortfarande aktiva efter fem år. Som regel ser man att orsaken är dålig ekonomistyrning. Om du till exempel inte får pengarna som kunderna är skyldiga dig påverkar det din likviditet och du kan själv bli en dålig betalare. Likviditetsproblem är ofta orsaken till att företag går i konkurs, och det är just därför en ordentlig budgetering är så viktig.
Både likviditets- och vinstbudgeten ska hjälpa dig att upptäcka och förstå situationer vid stora avvikelser – mot faktiska rörelseresultat. Budgeten är tänkt att läggas upp för att förstå den period du går in i. Med rätt budget på plats ser du till att verksamheten drivs mer korrekt.
När du gör upp en budget för verksamheten är det klokt att utgå från förra årets bokslut och justera för erfarenheter och förväntningar om vad som kommer att hända i framtiden. Du bör även ta hänsyn till betydande förändringar i företaget och eventuella säsongsvariationer för att få en så realistisk budget som möjligt. År 2020 har blivit speciellt på flera sätt och det kommer att vara viktigt att ta hänsyn till marknadsutvecklingen och det blir nu desto viktigare att ha en budget som sitt styrverktyg.
Med jämna mellanrum bör man då kontrollera redovisningssiffrorna mot budgeten och införa åtgärder i verksamheten om man ser att det blir stora avvikelser.
Förändringar i budgeten betyder inte detsamma som att ändra målsättningen. Ju längre in i framtiden man försöker budgetera, desto svårare kan det vara att göra korrekta uppskattningar. Det är omöjligt att förutse allt, och du måste därför ändra din budget på vägen i takt med att situationen förändras.
Budgeten handlar också om att fördela de resurser du har till ditt förfogande, på ett optimalt sätt. Om du ser att budgeten överskrids kan du behöva omfördela resurser, vare sig det gäller anställda, kapital, tillgångar etc. Om poster i budgeten överskrids är det också viktigt att du sätter dig in i och försöker förstå varför. Utifrån detta ska du sedan initiera åtgärder för att säkerställa att du har kontroll över ekonomin, och leverera på de mål som definierats i budgetprocessen.
Kom ihåg att budgeten inte bara är ett verktyg för styrelsen, utan också ett verktyg för ledningen.
Vi vet att budgetering tar tid. Vissa verksamheter sköter budgetar manuellt medan andra använder budgetverktyg som kan vara svåra att använda, eller som inte uppfyller kraven på process, analyser, funktionalitet eller användarvänlighet.
På Amesto Accounthouse tar vi detta på största allvar. Budgetering ska inte vara en showstoppare, utan en showstartare!
Med rätt verktyg och rätt inställning är vi säkra på att du också får rätt budget på plats, för dig och ditt företag!
Lycka till med budgeteringsprocessen, vi hejar på dig!
