Varför ska företag ha en personalhandbok?
Arbete hemifrån, flextid, permitteringar, egen it-utrustning, it-säkerhet osv. I många företag har personalfrågor blivit väldigt aktuella. I och med det ser vi ett ökat intresse av företag som vill ha hjälp med sin personalhandbok. Därför har vi ställt några frågor till Anna Hammarkvist, VD på Amesto AccountHouse om varför en personalhandbok är så viktig för företag, och slutligen ger hon sitt bästa tips.
Varför är en personalhandbok så viktig?
Personalhandboken är enormt viktig för både företaget och dess anställda. Först och främst skapar den en trygghet och en enhetlighet. Den fungerar som ett uppslagsverk där de anställda enkelt själva kan se vad dom har för förmåner och rättigheter i sin anställning. Man slipper spekulationer och feltolkningar. Det är ju ofta företag har förmåner som de anställda inte känner till, och det är såklart tråkig. När det händer så får man inte fram vilken bra arbetsgivare man faktiskt är.
Vad får man som företagare inte missa att ha med i personalhandboken?
Det allra viktigaste att ta med i en personalhandbok är det delar som direkt påverkar den anställde. Dvs,företagets personalpolicy, allt som rör anställningen, arbetstider, flextider, permissioner, löneutbetalning, pension, semesterrätt etc. Det bör även finnas med sekretessregler, behandling av personuppgifter (GDPR) samt datapolicy inom bolaget.
Omfattning av företagets personalhandbok kan vara olika beroende på företagets storlek. Mindre företag som är i en tillväxt process kanske inte har en så utförlig personalhandbok till en början utan bygger på den successivt i takt med företagets utveckling. Till skillnad mot större företag där man bör ha med även delar som ägare och ledningsgrupp, mål och affärsplan.
Hur får man de anställda att känna till att det finns en personalhandbok och vad som står där?
Den ska vara lättillgänglig för all personal. Den ska introduceras presenteras och genomgås vid "onboarding" av nyanställd personal. Så snart det kommer någon form av uppdatering ska man informera all personal om att det har skett en förändring så dom går in och uppdatera sig.
Slutligen, vilket är ditt bästa tips?
Gör en digital personalhandbok, då är den lätt att ändra i och de anställda kan enkelt nå den när de behöver, exempelvis via sin mobil. I tillägg så får de anställda löpande en indikation vid uppdateringar som dom måste signera digitalt att dom tagit del av. Gäller även vid nyanställningar.
På så sätt har man som arbetsgivare full kontroll på att alla har tagit del av företagets policy.
