Allt du behöver veta om att spara räkenskapsinformation

Att spara räkenskapsinformation är en kritisk del av företagets ekonomiska förvaltning. Det handlar inte bara om att följa lagstadgade krav, utan också om att säkerställa att företaget har tillgång till korrekt och aktuell information för att fatta välgrundade affärsbeslut. Här är en guide som hjälper dig att förstå hur och var du bäst sparar räkenskapsinformation.

Varför är det viktigt att spara räkenskapsinformation?

Räkenskapsinformation utgör grunden för företagets ekonomiska rapportering och analys. Den ger insikt i företagets finansiella hälsa och är avgörande vid revisioner och skattegranskningar. Att ha ordning på räkenskaperna hjälper också till att undvika juridiska problem och förbättrar företagets trovärdighet hos investerare och andra intressenter.

Vad ska sparas?

Enligt bokföringslagen och andra relevanta regelverk ska följande dokument sparas som en del av företagets räkenskapsinformation:

• Verifikationer: Dokument som styrker affärshändelser, såsom fakturor och kvitton.

• Grundbok och huvudbok: Register över alla affärshändelser i kronologisk och systematisk ordning.

• Avstämda resultat- och balansrapporter: Sammanställningar av företagets ekonomiska ställning och resultat.

• Underlag till väsentliga avstämningar: Dokumentation som förklarar avvikelser eller justeringar.

• Kontoutdrag och årsbesked från bank: Bevis på transaktioner och saldo.

• Bokslutsbilagor med specifikationer: Detaljerade underlag för bokslutsposter.

• Årsbokslut/årsredovisning: Formell sammanställning av företagets ekonomiska resultat och ställning.

• Deklaration av skatter, avgifter och moms: Dokumentation av skatteförpliktelser.

• Inkomstdeklarationer: Årlig rapportering av företagets inkomster.

• Anläggningsregister: Register över företagets tillgångar.

• Elektroniska filer: Som e-fakturor och bilder.

• Systemdokumentation och behandlingshistorik: Information om hur bokföringssystemet används.

Hur länge ska räkenskapsinformation sparas?

Lagringstiden för räkenskapsinformation är minst sju år enligt bokföringslagen. Det är viktigt att känna till och följa de specifika kraven.

Digital vs. fysisk lagring

I dagens digitala värld är det vanligt att räkenskapsinformation lagras elektroniskt. Digital lagring erbjuder flera fördelar, inklusive enkel åtkomst, säkerhetskopiering och minskad risk för fysiska skador. Molntjänster är populära för att lagra dokument, men det är viktigt att säkerställa att digitala dokument är skyddade mot obehörig åtkomst och att åtkomsten inte begränsas vid tekniska förändringar.

Fysisk lagring innebär att dokumenten förvaras i pappersform. Detta kan vara nödvändigt för vissa typer av dokument eller i situationer där digital lagring inte är möjlig. Fysiska dokument bör förvaras på ett säkert och torrt ställe för att undvika skador i minst sju år.

Säkerhetskopiering och åtkomst

Oavsett om du väljer digital eller fysisk lagring är det viktigt att ha en säkerhetskopieringsstrategi. För digitala dokument innebär detta regelbundna säkerhetskopior till en säker plats, såsom en extern hårddisk eller en molntjänst.

För fysiska dokument kan detta innebära att kopior görs och förvaras på en annan plats.

Åtkomst till räkenskapsinformationen bör vara begränsad till behöriga personer inom företaget. Detta säkerställer att känslig information inte hamnar i orätta händer och att dokumenten hanteras korrekt.

Särskilda regler om att förvara räkenskaperna utomlands finns och det måste ansökas om tillstånd hos myndigheter.

Slutord

Att spara räkenskapsinformation korrekt är en viktig del av företagets ekonomiska förvaltning och en skyldighet enligt lag. Genom att följa dessa riktlinjer kan du säkerställa att ditt företag är väl förberett för framtida revisioner och skattegranskningar, samt att du har den information som behövs för att fatta informerade affärsbeslut.