Lönespecifikation i praktiken - för anställda och arbetsgivare
Medarbetarna är en av företagets viktigaste tillgångar, och lönen är kvittot på ett utfört arbete. Att ge ut lönespecifikationer är en självklar del av en transparent och trygg löneprocess.
Statistik visar att det bara är 6 av 10 anställda som läser sin lönespecifikation. Det betyder att många missar viktig information om sin ekonomi.
Varför lönespecifikationer är viktiga
Det finns ingen lag som säger att arbetsgivaren måste skicka ut lönespecifikationer, men det finns reglerat i kollektivavtalen, vilket många svenska anställda omfattas av.
Lönespecifikationen har sin rättsliga grund i skatteförförandelagen och där sägs det att den som betalar ut ersättning för arbete ska lämna uppgift om skatteavdragets belopp – vilket gör att lönespecifikationen blir ett viktigt dokument och behöver innehålla vissa uppgifter för att säkerställa transparens och trygghet.
Att ge ut lönespecifikationer är därför både god sed och ett viktigt verktyg för att skapa en tillitsfull löneprocess – något som gynnar både arbetsgivare och anställda.
Vad lönespecifikationen betyder för arbetsgivaren
- Transparens – Genom att redovisa hur lönen har satts bidrar man till tydlighet mot medarbetaren
- Kvalitetssäkring och kontroll – Det fungerar som en kontrollstation i lönehanteringen
- Underlag för rapportering – Skatter, sociala avgifter och andra delar kan följas upp
- Förtroende och professionalitet – En välstrukturerad lönespecifikation visar att man tar lönehanteringen på allvar, viktigt både för kunder och medarbetare.
Vad lönespecifikationen betyder för DEN ANSTÄLLDE
- Kontrollmöjlighet – Den anställde får insyn i brutto/brutto, avdrag, förmåner mm. Om något inte stämmer har medarbetaren möjlighet att reagera.
- Underlag för myndigheter banker mm – Medarbetaren har ett kvitto på vad som blivit utbetalt
- Trygghet – Att lönen blivit korrekt och utbetalad enligt avtal och gällande regler.
En bra och utformad lönespecifikation bör innehålla:
- Den anställdes namn och personnummer
- Arbetsgivarens namn och organisationsnummer
- Vilken period lönen avser samt utbetalningsdatum
- Bruttolön, inklusive fast lön och rörliga tillägg som övertid, OB och bonus
- Eventuella förmåner, såsom bilförmån eller kostförmån
- Semesterersättning eller semesterlön samt antal kvarvarande semesterdagar
- Preliminär skatt (A-skatt) som dragits
- Övriga avdrag, till exempel fackavgift eller nettolöneavdrag för förmåner
- Nettolön att utbetala
- Eventuella kvarvarande övertidstimmar eller saldo i tidbank
- Vad som har rapporterats till Skatteverket via arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI), det vill säga bruttolön, förmåner och avdragen skatt
Det ger den anställde möjlighet att själv kontrollera att uppgifterna hos Skatteverket på Mina sidor stämmer med lönespecifikationerna.
För arbetsgivaren är det ett sätt att visa transparens, följa kollektivavtal och lagar. Säkerställa att rätt uppgifter rapporteras vidare då det också är en del av underlag för rapportering till myndigheter och även ett verktyg mot penningtvätt och ekonomisk brottslighet.
